Laptop, wózek, elektronarzędzie, miernik czy wyposażenie stanowiska mogą przez lata zmieniać użytkownika i lokalizację. Bez jednolitych oznaczeń łatwo stracić informację, gdzie znajduje się dany przedmiot i kto za niego odpowiada. Dobrze przygotowana identyfikacja środków trwałych łączy oznaczenie z rekordem w systemie, dzięki czemu kontrola majątku nie opiera się na pamięci pracowników.

Zacznij od porządków w danych

Najpierw warto ustalić, jakie informacje będą przypisane do każdego składnika majątku. Podstawą może być numer, nazwa, lokalizacja, osoba odpowiedzialna, numer seryjny i status. Ewidencja środków trwałych powinna używać tych samych identyfikatorów co oznaczenia umieszczone na sprzęcie.

Nie trzeba wpisywać wszystkich danych na naklejce. Wystarczy czytelny numer i kod prowadzący do rekordu. W standardach GS1 do identyfikacji indywidualnych zasobów, takich jak maszyny, urządzenia czy narzędzia, służy np. identyfikator GIAI¹.

Etykieta musi wytrzymać tyle co sprzęt

Znakowanie środków trwałych zaczyna się od doboru nośnika do powierzchni i środowiska. Inna etykieta inwentaryzacyjna sprawdzi się na laptopie w biurze, inna na metalowej obudowie urządzenia, które jest regularnie czyszczone.

Etykiety powinny zachować czytelność numeru i kodów przez cały okres używania sprzętu.

Przy wyborze warto sprawdzić:

• materiał etykiety: papier, PP, PET lub inna foli
• rodzaj i siłę klej
• odporność na ścieranie, wilgoć, temperaturę i środki czyszczące,
• możliwość trwałego nadruku kodu i numeru.

Do długotrwałego oznaczania majątku firmy lepiej nie wybierać druku termicznego tylko dlatego, że jest tańszy. Warstwa termiczna może z czasem tracić kontrast pod wpływem ciepła i światła. Przy oznaczeniach wieloletnich rozsądniejszy jest druk termotransferowy, w którym nadruk powstaje z użyciem taśmy barwiącej. Materiał, klej i rodzaj taśmy trzeba dobrać jako jeden zestaw.

Kod kreskowy, QR czy RFID?

Dobry system identyfikacji majątku powinien wynikać ze sposobu pracy. Kod 1D jest prosty, tani i szybki w odczycie. Kod QR może pomieścić więcej danych lub odsyłać do rekordu czy historii serwisowej. Oba wymagają jednak widoczności oznaczenia dla urządzenia odczytującego.

RFID działa inaczej. Znacznik jest odczytywany radiowo i nie wymaga bezpośredniego skierowania urządzenia na nadruk. GS1 Polska wskazuje, że technologia RFID pozwala odczytywać wiele etykiet jednocześnie, co może przyspieszać inwentaryzację². Przy metalu i nietypowych powierzchniach trzeba dobrać właściwy tag i przetestować odczyt.

Skaner czy terminal mobilny?

Sam skaner kodów kreskowych jest przede wszystkim czytnikiem: rozpoznaje kod i przekazuje dane dalej. Skaner do inwentaryzacji może wystarczyć przy pracy w jednym miejscu, ale przy liczeniu wyposażenia w kilku pomieszczeniach wygodniejszy jest terminal mobilny. Terminal ma własny system operacyjny, ekran, pamięć i aplikacje, a jego moduł odczytu może obsługiwać kody 1D, 2D, a w wybranych urządzeniach również RFID. Kolektor danych pozwala więc identyfikować przedmiot i od razu zmienić lokalizację, przypisać użytkownika, potwierdzić stan lub dodać uwagę bez powrotu do stanowiska komputerowego.

Przy nowych wdrożeniach warto wybierać aktualnie wspierane platformy, przede wszystkim Android. Microsoft zakończył wsparcie Windows Mobile 6.5 w 2013 r., a Windows Embedded Handheld 6.5 w 2020 r³. Stare terminale mogą działać, lecz utrudniają utrzymanie bezpieczeństwa, integrację i rozwój aplikacji. Android Enterprise obejmuje także urządzenia wzmocnione przeznaczone do pracy terenowej, magazynowej i logistycznej.

Wydruk powinien być częścią procesu

Dobrze dobrana drukarka etykiet pozwala przygotowywać oznaczenia przy przyjęciu nowych składników majątku, wymianie uszkodzonych naklejek czy zmianie standardu identyfikacji. Przy wieloletnim użytkowaniu sprzętu warto postawić na model termotransferowy oraz materiały przeznaczone do trwałego znakowania.

W ofercie Jshop Jantar dostępne są drukarki do etykiet, materiały samoprzylepne oraz terminale mobilne, do różnych środowisk pracy. Sam zakup urządzeń nie wystarczy: znakowanie majątku firmowego powinno mieć opisaną procedurę nadawania numerów, drukowania, aplikacji i aktualizacji danych.

System powinien ułatwiać kontrolę

Najlepiej zacząć od niewielkiej grupy sprzętu i przeprowadzić próbny spis. Pozwala to sprawdzić czytelność oznaczeń, odczyt kodów i wygodę aplikacji. Potem można dopracować standard i rozszerzyć go na kolejne działy. Dobrze ułożony proces oszczędza czas podczas spisu i pomaga utrzymywać aktualną informację o wyposażeniu przez cały rok.

FAQ

1. Co powinno znaleźć się na oznaczeniu środka trwałego?

Najczęściej unikalny numer i kod prowadzący do rekordu w ewidencji.

2. Czy kod QR jest lepszy od kodu kreskowego?

Nie zawsze. Wybór zależy od ilości danych, urządzeń odczytujących i sposobu pracy.

3. Czy do trwałych oznaczeń warto stosować druk termiczny?

Do wieloletniego użytkowania lepszym wyborem jest zwykle druk termotransferowy z odpowiednią taśmą.

4. Kiedy warto zastosować RFID?

Gdy potrzebny jest szybki odczyt wielu oznaczeń lub identyfikacja bez celowania w kod.

5. Czy terminal mobilny zastępuje zwykły skaner?

Może przejąć jego funkcję i dodatkowo obsługiwać aplikację, dane oraz aktualizację informacji bezpośrednio w miejscu pracy.

[1] https://gs1pl.org/standardy/giai/

[2] https://gs1pl.org/standardy/gromadzenie/znaczniki-epc-rfid/

[3] https://learn.microsoft.com/pl-pl/lifecycle/products/windows-mobile-65